Правила рассмотрения в Агентстве записи актов гражданского состояния Ульяновской области запросов субъектов персональных данных или их представителей

Утверждено

распоряжением руководителя Агентства

ЗАГС Ульяновской области

от  03 июля 2019 года23

 

ПРАВИЛА

рассмотрения в Агентстве записи актов

гражданского состояния Ульяновской области запросов

субъектов персональных данных или их представителей

  1. Настоящие Правила рассмотрения в Агентстве записи актов гражданского состояния Ульяновской области (далее – Агентство) запросов субъектов персональных данных или их представителей (далее – Правила) определяют порядок учёта (регистрации), рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей (далее – запросы).
  2. Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации
    об административных правонарушения, Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (далее– Федеральный закон
    «О персональных данных»), Федеральным законом от 27.07.2004 №79-ФЗ
    «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федеральным законом от 02.09.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом
    от 15.11.1997 №143-ФЗ«Об актах гражданского состояния», постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 №211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»
    и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами» и действуют в отношении персональных данных, которые Агентство получает от субъектов персональных данных (далее– ПДн).
  3. Субъект ПДн имеет право на получение информации, касающейся обработки его ПДн, в том числе содержащей:

1)       подтверждение факта обработки ПДн Агентством;

2)       правовые основания и цели обработки ПДн;

3)       цели и применяемые Агентством способы обработки ПДн;

4)       наименование и место нахождение Агентства, сведения о лицах
(за исключением уполномоченных должностных лиц Агентства), которые имеют доступ к ПДн или которым могут быть раскрыты ПДн на основании договора с Агентством или на основании федерального закона;

5)       обрабатываемые ПДн, относящиеся к соответствующему субъекту ПДн, источник их получения, если иной порядок предоставления таких данных не предусмотрен Федеральным законом;

6)       сроки обработки ПДн, в том числе сроки их хранения;

7)       порядок осуществления субъектом ПДн прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области ПДн;

8)       информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

9)       наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку ПДн по поручению Агентства, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

10)  иные сведения, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области ПДн.

  1. Субъекты ПДн вправе требовать от Агентства уточнения его ПДн,
    их блокирования или уничтожения в случаях, если ПДн являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
  2. Сведения, указанные в пункте 3 настоящих Правил, должны быть предоставлены субъекту ПДн Агентством в доступной форме и в них
    не должны содержаться ПДн, относящиеся к другим субъектам ПДн,
    за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких ПДн.
  3. Сведения, указанные в пункте3 настоящих Правил предоставляются субъекту ПДн или его представителю уполномоченным должностным лицом Агентства, осуществляющим обработку ПДн, при обращении либо
    при получении запроса субъекта ПДн или его представителя. Запрос должен содержать:

1)       вид, серию, номер документа, удостоверяющего личность субъекта ПДн или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа
и выдавшем его органе;

2)       сведения, подтверждающие участие субъекта ПДн
в правоотношениях с Агентством (документ, подтверждающий приём документов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Агентстве, документов, представляемых в целях предоставления государственных услуг, исполнения государственных функций и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки ПДн в Агентстве,

3)       подпись субъекта ПДн или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа
и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Представитель субъекта ПДн представляет документ, подтверждающий его полномочия.

  1. Рассмотрение запросов является служебной обязанностью руководителя Агентства, лица, ответственного за обработку ПДн в Агентстве и уполномоченных должностных лиц, в чьи обязанности входит обработка ПДн.
  2. Ведение делопроизводства по запросам осуществляется специально назначенным работником Агентства, а в территориальных отделах ЗАГС – работником, ответственным за ведение делопроизводства в отделе,
    под контролем начальника отдела.
  3. Все поступившие обращения и запросы регистрируются в день
    их поступления в Журнале учета запросов и обращений субъектов ПДн
    по вопросам обработки ПДн, который ведется по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам. На запросе проставляется штамп,
    в котором указывается входящий номер и дата регистрации.
  4. Ответ на обращение с согласия субъекта ПДн может быть дан устно в ходе личного приёма.
  5. Субъекту ПДн предоставляется возможность ознакомления
    с его ПДн, о чем делается запись в Журнале учета запросов и обращений субъектов ПДн по вопросам обработки ПДн. При отсутствии возможности ознакомления субъекта с его ПДн немедленно при его личном обращении, такая возможность должна быть предоставлена субъекту ПДн в течение тридцати рабочих дней со дня обращения.
  6. В том случае, когда при личном приёме субъект ПДн изъявил желание получить ответ в письменной форме, должностное лицо, ведущее приём, предлагает субъекту ПДн оформить письменный запрос и сообщает ему о сроках, в течение которых Агентство обязано дать ответ на такой запрос в соответствии с Федеральным законом.
  7. При рассмотрении обращений и запросов обеспечивается:

1)                объективное, всестороннее и своевременное рассмотрения запроса;

2)                принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов субъектов ПДн;

3)                направление письменных ответов по существу запроса.

  1. В случае поступления запроса субъекта ПДн на ознакомление
    с его ПДн, обрабатываемыми в Агентстве, при условии подтверждения факта обработки и в отсутствие ограничений на доступ субъекта к его ПДн, выполнение данного запроса осуществляется уполномоченными должностными лицами Агентства в порядке и в сроки, предусмотренные статьями 14, 20 Федерального закона.
  2. Возможность ознакомления с ПДн предоставляется субъекту ПДн безвозмездно.
  3. Агентство вправе отказать субъекту ПДн в предоставлении информации, касающейся обработки его ПДн, в следующих случаях:

1)                в случае нарушения требований к содержанию запроса, сформулированных в части 3 статьи 14 Федерального закона
«О персональных данных»;

2)                в случае поступления повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным частями 4 и 5 статьи 14 Федерального закона
«О персональных данных»;

3)                в случае наличия ограничений прав субъекта на доступ к ПДн, предусмотренных частью 8 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных», Агентство разъясняет субъекту ПДн причину отказа и предоставляет доказательства обоснованности отказа.

  1. Если запрос субъекта ПДн связан с внесением изменений в ПДн субъекта в связи с тем, что ПДн, обрабатываемые Агентством, являются неполными, устаревшими, недостоверными, то в таком запросе субъект ПДн должен указать, какие именно ПДн изменяются или уточняются.
  2. Если для внесения изменений в ПДн необходимы подтверждающие документы, то субъект ПДн прилагает к своему запросу об изменении ПДн доказательства, на основании которых Агентство должно изменить (обновить, уточнить) ПДн.
  3. В случае отсутствия доказательств, на которые ссылается субъект ПДн, Агентство оставляет ПДн в неизменном виде.
  4. При обращении субъекта ПДн с требованием об уточнении
    его персональных данных, их блокировании или уничтожении, уполномоченные должностные лица Агентства осуществляют проверку порядка обработки ПДн субъекта, а также соблюдение принципов обработки.

В случае подтверждения информации о том, что обрабатываемые
в Агентстве ПДн субъекта являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также в случае выявления иной неправомерной обработки ПДн, уполномоченными должностными лицами Агентства принимаются необходимые меры по устранению нарушений в порядке и в сроки, предусмотренные статьей 21 Федерального закона. Об устранении допущенных нарушений Агентство уведомляет субъекта ПДн.

  1. Запрос считается исполненным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.
  2. При рассмотрении обращений и запросов субъектов ПДн
    в Агентстве применяются типовые формы в соответствии с приложениями №№ 2-9 к настоящим Правилам.
  3. Контроль за соблюдением установленного законодательством
    и настоящими Правилами порядка рассмотрения обращений и запросов субъектов ПДн и их представителей осуществляет ответственный
    за организацию обработки ПДн в Агентстве.
  4. При осуществлении контроля проверяется законность
    и обоснованность принятых решений по запросам субъектам ПДн, обращается внимание на соблюдение сроков, установленных законодательством
    о персональных данных, на выполнение обязанности по предоставлению субъекту ПДн информации, касающейся обработки его ПДн, а также требований субъекта об уточнении ПДн, их блокировании или уничтожении, и своевременность направления ответов по существу запроса субъектам ПДн.

 

_____________

Приложение №2

Приложение №3

Приложение №4

Приложение №5

Приложение №6

Приложение №7

Приложение №8

Приложение №9