Утверждены
распоряжением Агентства
ЗАГС Ульяновской области
от 03.07.2019 №23
(в редакции распоряжения от 12.09.2022 №48)
ПРАВИЛА
рассмотрения в Агентстве записи актов
гражданского состояния Ульяновской области запросов
субъектов персональных данных или их представителей
- Настоящие Правила рассмотрения в Агентстве записи актов гражданского состояния Ульяновской области (далее – Агентство) запросов субъектов персональных данных или их представителей (далее – Правила) определяют порядок учёта (регистрации), рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей (далее – запросы).
- Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушения, Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (далее– Федеральный закон «О персональных данных»), Федеральным законом от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федеральным законом от 02.09.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом от 15.11.1997 №143-ФЗ«Об актах гражданского состояния», постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 №211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами» и действуют в отношении персональных данных, которые Агентство получает от субъектов персональных данных (далее– ПДн).
- Субъект ПДн имеет право на получение информации, касающейся обработки его ПДн, в том числе содержащей:
- подтверждение факта обработки ПДн Агентством;
- правовые основания и цели обработки ПДн;
- цели и применяемые Агентством способы обработки ПДн;
- наименование и место нахождение Агентства, сведения о лицах
(за исключением уполномоченных должностных лиц Агентства), которые имеют доступ к ПДн или которым могут быть раскрыты ПДн на основании договора с Агентством или на основании федерального закона; - обрабатываемые ПДн, относящиеся к соответствующему субъекту ПДн, источник их получения, если иной порядок предоставления таких данных не предусмотрен Федеральным законом;
- сроки обработки ПДн, в том числе сроки их хранения;
- порядок осуществления субъектом ПДн прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области ПДн;
- информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку ПДн по поручению Агентства, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
- информация о способах исполнения оператором обязанностей, установленных статьей 18.1 Федерального закона;
- иные сведения, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области ПДн.
- Субъекты ПДн вправе требовать от Агентства уточнения его ПДн,
их блокирования или уничтожения в случаях, если ПДн являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав. - Сведения, указанные в пункте 3 настоящих Правил, должны быть предоставлены субъекту ПДн Агентством в доступной форме и в них не должны содержаться ПДн, относящиеся к другим субъектам ПДн, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких ПДн.
- Сведения, указанные в пункте 3 настоящих Правил предоставляются субъекту ПДн или его представителю уполномоченным должностным лицом Агентства, осуществляющим обработку ПДн, при обращении либо при получении запроса субъекта ПДн или его представителя. Запрос должен содержать:
- вид, серию, номер документа, удостоверяющего личность субъекта ПДн или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- сведения, подтверждающие участие субъекта ПДн в правоотношениях с Агентством (документ, подтверждающий приём документов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Агентстве, документов, представляемых в целях предоставления государственных услуг, исполнения государственных функций и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки ПДн в Агентстве,
- подпись субъекта ПДн или его представителя.
Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Представитель субъекта ПДн представляет документ, подтверждающий его полномочия.
- Рассмотрение запросов является служебной обязанностью руководителя Агентства, лица, ответственного за обработку ПДн в Агентстве и уполномоченных должностных лиц, в чьи обязанности входит обработка ПДн.
- Ведение делопроизводства по запросам осуществляется специально назначенным работником Агентства, а в территориальных отделах ЗАГС – работником, ответственным за ведение делопроизводства в отделе, под контролем начальника отдела.
- Все поступившие обращения и запросы регистрируются в день их поступления в Журнале учета запросов и обращений субъектов ПДн по вопросам обработки ПДн, который ведется по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам. На запросе проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.
- Ответ на обращение с согласия субъекта ПДн может быть дан устно в ходе личного приёма.
- Субъекту ПДн предоставляется возможность ознакомления с его ПДн, о чем делается запись в Журнале учета запросов и обращений субъектов ПДн по вопросам обработки ПДн. При отсутствии возможности ознакомления субъекта с его ПДн немедленно при его личном обращении, такая возможность должна быть предоставлена субъекту ПДн в порядке и сроки, предусмотренные статьями 14, 20 Федерального закона.
- В том случае, когда при личном приёме субъект ПДн изъявил желание получить ответ в письменной форме, должностное лицо, ведущее приём, предлагает субъекту ПДн оформить письменный запрос и сообщает ему о сроках, в течение которых Агентство обязано дать ответ на такой запрос в соответствии с Федеральным законом.
- При рассмотрении обращений и запросов обеспечивается:
- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрения запроса;
- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов субъектов ПДн;
- направление письменных ответов по существу запроса.
- В случае поступления запроса субъекта ПДн на ознакомление с его ПДн, обрабатываемыми в Агентстве, при условии подтверждения факта обработки и в отсутствие ограничений на доступ субъекта к его ПДн, выполнение данного запроса осуществляется уполномоченными должностными лицами Агентства в порядке и в сроки, предусмотренные статьями 14, 20 Федерального закона.
- Возможность ознакомления с ПДн предоставляется субъекту ПДн безвозмездно.
- Агентство вправе отказать субъекту ПДн в предоставлении информации, касающейся обработки его ПДн, в следующих случаях:
- в случае нарушения требований к содержанию запроса, сформулированных в части 3 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных»;
- в случае поступления повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным частями 4 и 5 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных»;
- в случае наличия ограничений прав субъекта на доступ к ПДн, предусмотренных частью 8 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных», Агентство разъясняет субъекту ПДн причину отказа и предоставляет доказательства обоснованности отказа.
- Если запрос субъекта ПДн связан с внесением изменений в ПДн субъекта в связи с тем, что ПДн, обрабатываемые Агентством, являются неполными, устаревшими, недостоверными, то в таком запросе субъект ПДн должен указать, какие именно ПДн изменяются или уточняются.
- Если для внесения изменений в ПДн необходимы подтверждающие документы, то субъект ПДн прилагает к своему запросу об изменении ПДн доказательства, на основании которых Агентство должно изменить (обновить, уточнить) ПДн.
- В случае отсутствия доказательств, на которые ссылается субъект ПДн, Агентство оставляет ПДн в неизменном виде.
- При обращении субъекта ПДн с требованием об уточнении
его персональных данных, их блокировании или уничтожении, уполномоченные должностные лица Агентства осуществляют проверку порядка обработки ПДн субъекта, а также соблюдение принципов обработки.
В случае подтверждения информации о том, что обрабатываемые в Агентстве ПДн субъекта являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также в случае выявления иной неправомерной обработки ПДн, уполномоченными должностными лицами Агентства принимаются необходимые меры по устранению нарушений в порядке и в сроки, предусмотренные статьей 21 Федерального закона. Об устранении допущенных нарушений Агентство уведомляет субъекта ПДн.
- Запрос считается исполненным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.
- При рассмотрении обращений и запросов субъектов ПДн в Агентстве применяются типовые формы в соответствии с приложениями №№ 2-9 к настоящим Правилам.
- Контроль за соблюдением установленного законодательством
и настоящими Правилами порядка рассмотрения обращений и запросов субъектов ПДн и их представителей осуществляет ответственный за организацию обработки ПДн в Агентстве. - При осуществлении контроля проверяется законность
и обоснованность принятых решений по запросам субъектам ПДн, обращается внимание на соблюдение сроков, установленных законодательством о персональных данных, на выполнение обязанности по предоставлению субъекту ПДн информации, касающейся обработки его ПДн, а также требований субъекта об уточнении ПДн, их блокировании или уничтожении, и своевременность направления ответов по существу запроса субъектам ПДн.
_____________